Vergoeding werkgever in kader thuiswerken (update 25 maart 2021)

Laatste Update 25 maart 2021

Gevolgen coronacrisis woon/reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoedingen

De reiskosten die gemaakt worden voor het woon-werktraject hebben een vast en gelijkmatig karakter. Hiervoor bestaat de mogelijkheid een vaste onbelaste vergoeding af te spreken. Voor veel werknemers leiden de maatregelen rondom de coronacrisis wat betreft de kosten van vervoer tot een verandering van hun reispatroon. Veel werknemers werken geheel of gedeeltelijk thuis waardoor de werkgever de vaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon zou moeten rekenen. Dit is in deze bijzondere omstandigheden niet doelmatig en ongewenst en daarom is voor 2020 en voor 2021 tot 1 juli een goedkeuring verleend.

Goedkeuring

Gedurende het jaar 2020 en de maand januari tot en met april 2021 mag de werkgever blijven uitgaan van de aangenomen feiten waarop de reiskostenvergoeding is gebaseerd en mag deze dus onbelast door de werkgever worden vergoed, ook al worden de reiskosten niet of niet volledig gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al voor 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend. Het kabinet komt in januari terug op hoe er na 1 februari om dient te worden gegaan met de onbelaste reisvergoedingen.

Thuiswerkvergoeding

Ambtenaren krijgen sinds 2020 een thuiswerkvergoeding. Zij ontvangen per jaar een bedrag van  € 363 (uitgaande van 36-urige werkweek). De vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer is daar wel per 1 oktober stopgezet. Deze € 363 wordt aangewezen als eindheffingsbestanddeel dat vervolgens ten laste van de vrije ruimte kan worden gebracht. (art. 31 lid 1 onderdeel f Wet LB 1964).

Andere bedrijven werken ook al met een thuiswerkvergoeding. De ene werkgever werkt met een maandelijkse thuiswerkvergoeding, de andere werkgever geeft een eenmalige thuiswerkvergoeding. Tevens verschilt de hoogte van de bedragen enorm.

Langdurig thuiswerken creëert voor de werkgever een zorgplicht om een veilige en gezonde werkplek. De werkgever dient de werknemer dus te voorzien van voorzieningen en hulpmiddelen die bijdragen aan het creëren van een veilige en verantwoorde thuiswerkplek. Hiervoor is een gerichte vrijstelling opgenomen in de loonbelasting (art. 31a lid 2 onderdeel h Wet LB 1964). Specifieke arbo-hulpmiddelen en voorzieningen die nodig zijn om langdurig achter een beeldscherm te kunnen werken op de thuiswerkplek, mogen op basis van de huidige wet- en regelgeving geheel onbelast worden verstrekt of ter beschikking worden gesteld. Hieronder vallen onder andere bureaus, bureaustoelen, een laptophouder, muismat, voetensteun, verlichting etc.

Werkkostenregeling

De vrije ruimte in de werkkostenregeling blijft ook in 2021 verruimd. Werkgevers kunnen via de vrije ruimte vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers geven zonder dat deze belast worden. De vrije ruimte is per werkgever tijdelijk verhoogd naar 3% voor de eerste € 400.000 van de loonsom.

Inrichting werkkamer Thuis

De werkgever mag de inrichting van de thuiswerk plek (bureau, bureaustoel etc) belastingvrij vergoeden aan de werknemer.